在奧運會前的沖刺階段，運動員并不是惟一面對嚴酷計劃的群體。冬季和夏季奧運會之間只有兩年的時間，這段時間對于供職于大報和主要報業集團的部分媒體人來說，他們幾乎是全職從事奧運報道的組織、準備工作。
計劃在先
論壇集團旗下的報紙在2002年2月就開始為2004年的雅典奧運報道做計劃了。《今日美國》的體育部主編蒙蒂·羅瑞爾至今已到雅典實地考察6次，同時他已經去過2006年冬季奧運會的主辦城市——意大利都靈，為冬季奧運會的報道做準備。“我們決不能停止對奧運會報道的計劃工作。”他說。
“奧運會開始前的一年，報道組織工作開始進入倒計時階段。報道團的負責人必須保證讓每個人能各就各位。”辛辛那提的斯克里普斯報業集團體育部主編助理湯普森說。為了保證報道團隊的安全、住宿和辦公，2003年5月，湯普森到雅典的奧運比賽場地考察過三天。“我們必須提前一年拿出一個大致的報道計劃。”
計劃之所以如此之早是因為媒體要決定需派多少人參加報道；派誰去報道；哪些事件和哪些運動員需要重點報道；報道角度；圖片、圖表和互聯網各自應扮演的角色；需要多少版面；是否將報道作成插頁、獨立發行的報紙或者僅僅將報道按常規放在體育版中；報道在何時開始。最近發生在雅典的一起爆炸案對報道團的前期準備工作提出了一個新的挑戰。
這些問題還沒有包括雅典奧運報道遇到的更為棘手的后勤保障問題。華盛頓耐特里德報業集團圖片總監南希·蘇茲博格在2003年11月曾去雅典與奧運組委會的工作人員會面，并且獲得了大量的視覺材料以使自己對奧運報道的圖表制作、攝影和新聞操作變得胸有成竹。她收集了有關圖表、照片的詳細資料并且預定了主要的報道地點、酒店、官方提供的倉庫、船運服務，并對這些地點與耐特里德報業集團奧運報道辦公室之間的交通做了考察。
組建團隊
一些美國新聞團隊派出了自己的豪華陣容與同級別的對手比拼。甘耐特集團的《今日美國》、今日美國網站和甘耐特新聞社將派出70余名記者和后勤保障人員去雅典；論壇集團計劃派出43名記者、攝影師和編輯；亞特蘭大的考克斯報業集團將派出15名記者；《達拉斯早新聞》派出12名；斯克里普斯報業集團派出8名。
只有少數新聞組織能夠負擔這樣大規模報道所需的人力、物力費用。《羅利新聞與觀察家》計劃派出2名記者和1名攝影師；媒介綜合集團的兩名記者將為旗下的《坦帕論壇報》和WFLA-TV電視臺8頻道提供多媒體報道；《邁阿密論壇報》將派出1名編輯和1名攝影師、3名記者和幽默作家戴夫·巴里奔赴雅典。
報業集團常常將他們各自報紙的報道力量整合。“斯克里普斯報業集團將奧林匹克運動會當作一個機會，”湯普森說。“這對于小規模的報紙來說是一個揚名立萬的絕佳機會。”
不管他們的新聞報道團隊有多龐大，報紙仍舊不得不對報道重點有所選擇。多數計劃都把常規的賽事報道任務拋給美聯社。湯普森這樣描述斯克里普斯報業集團的策略：“我們必須保證自己的記者不糾纏于大面上的報道，那是美聯社的活，用他們的稿件和圖片足夠了。我們必須保證自己的記者能夠以最近的距離抓住最具吸引力的新聞。”
售賣比賽
奧運報道可以為廣告客戶提供特殊的機會，但《坦帕論壇報》的資深體育編輯迪由克·馬斯認為比賽報道不會帶來很多本地廣告。“這更應當是一項國際事件，從很多方面說，這更是屬于電視的盛會。”
盡管如此，斯克里普斯報業集團還是為這次機會制作了一份廣告讀物。該讀物是一份奧運指南，指南中選取體育新聞事件精粹并且為讀者提供詳細的電視報道收視指南。這份指南的成品將在8月1日由廣告部制作完成，他希望該指南能夠夾在8月13日的《斯克里普斯日報》中發行。
《今日美國》向廣告客戶提供了包含有三層優惠的廣告套餐：
首先是廣告客戶買斷報紙特定奧運報道版的廣告版面，被買斷的版面上將不會有廣告客戶競爭對手的廣告。《今日美國》的廣告團隊還提供了包含有今日美國網站在線廣告的套餐，供廣告客戶進行個性化選擇。“在線廣告選擇的誘惑力在于網站廣告可以瞄準特定體育事件和特定的人口統計學上的人群。”運動營銷總監麥金太爾解釋說。
第二是買斷一定量的版面后可以購買優惠版面。
第三種廣告售賣方式是《今日美國》剛剛開始采用的，向廣告客戶售賣類似于號外版面的廣告機會，廣告商購買后，可以選擇在某一特定時間刊登自己的廣告，如果發生重大事件，這些廣告商就走運了，但是同樣存在著風險——這樣的版面不能保證一定有。
麥金太爾認為，相對于2000年的悉尼奧運會，《今日美國》的版面廣告售賣有一個較好的組合。
本地視角
具體到新聞報道上，各報計劃將目光聚焦于與本地有關的體育項目。《羅利新聞與觀察家》的體育版編輯雪利·約翰遜認為，該報位于圣奧古斯丁大學所在的城市，該大學是全美公認的田徑項目強校，很多美國奧運會運動員出自該校。因此約翰遜打算更加平民化地報道這些運動員，闡釋是什么激發并促使他們走向成功的。
《奧蘭多哨兵》體育特別項目編輯、論壇集團體育委員會成員約翰·切娃認為《巴爾的摩太陽報》將追蹤報道當地的泳壇奇才米歇爾·費爾普斯，他被認為有望獲得7枚金牌；考克斯新聞社主編湯姆·奧得希望《棕櫚海岸郵報》的編輯們能把目光集中在網壇的威廉姆斯姐妹身上。
“坦帕海岸是全美最大的希臘人社區，”《坦帕論壇報》體育部副主編尼克·帕格里斯說。該報派出的記者是坦帕海岸希臘人的后裔。今年夏天，關于奧林匹克如何來到坦帕的歷史內容也在該報的報道計劃中。“很多特寫已經事先寫好了，”切娃說，“我們有一個集團內共享的特寫稿庫。”
回想起1992年巴塞羅納奧運會中《達拉斯早新聞》獲得普利策新聞獎的事，該報體育部副主編蓋里·利維爾指出，該報確實有豐富的奧運會圖片報道的經驗。本屆奧運會他們將派出兩名攝影師和一名圖片編輯去雅典，希望續寫該報的輝煌。“我們認為圖片和圖表報道是整個報道中一個非常重要的部分。”利維爾說，“關于奧運會的內容將勝過報紙的任何一個其他版面，《達拉斯早新聞》還將刊發與奧林匹克相關的旅游和商業故事。”
考克斯集團的圖片編輯在去年秋天和今年春天兩次開會、《新聞與觀察家》今年5月初舉辦自由討論會商討可能需要使用的照片和圖表。
耐特里德報業集團已經收集了40余套有關奧林匹克運動的精彩圖片和圖表。這些資料重現了奧林匹亞古城和雅典衛城的盛況，按照馬拉松的歷史路線，這些資料將為該報早期的奧運報道服務。這些資料的內容是如此豐富，蘇茲博格說，“奧運報道將不止限于體育報道本身，與奧林匹克有關的內容可以體現在各個版面上。我們收集的這些圖片和圖表幾乎可以填滿報紙從商業版到旅游版甚至新聞版的每一個版面。”